Как женская клиника «Орхидея» автоматизировала записи и увеличила поток пациентов

‍О клинике

«Орхидея» — это клиника женского здоровья, специализирующаяся на оказании медицинской помощи женщинам в области акушерства и гинекологии. Предоставляет широкий спектр услуг, начиная от профилактических осмотров и консультаций и заканчивая ведением беременности и диагностикой и лечением гинекологических заболеваний. Клиника предлагает индивидуальный подход, современные и высокоэффективные методы диагностики и лечения.

Задача

Администраторы тратили много времени на рутинные телефонные звонки, чтобы ответить на типовые вопросы: стоимость услуг, скидки и акции, стоимость консультаций, график работы специалистов, график работы клиники, наличие специалистов, вместо того чтобы заниматься обслуживанием пациенток в клинике. 

Клиника нуждалась в эффективном инструменте для реализации плана клиники на 1-е полугодие 2025 года по увеличению прибыли и расширению охвата целевой аудитории.

Цели проекта

• Автоматизировать обработку заявок на консультации.
• Уменьшить нагрузку на администраторов.
• Увеличить количество записей на приём.
• Сократить время ответа пациенткам.

Мне необходимо разработать для клиники автоворонку продаж и чат-бота для расширения охвата целевой аудитории, увеличения числа записей на приём и повысить узнаваемость бренда. С помощью чат-бота и автоматизации процесса круглосуточного консультирования оптимизировать работу администраторов и снизить на них нагрузку. И автоматизировать процесс рассылки персонализированных уведомлений, предложений и скидок для стимулирования записи на приём.

Целевая аудитория клиники

Совершеннолетние девушки и женщины, нуждающиеся в квалифицированной медицинской гинекологической помощи: консультации, диагностика, лечение, медицинское сопровождение.

1. Беременные;
2. Планирующие беременность;
3. Столкнувшиеся с гинекологическими проблемами;
4. Заинтересованные в профилактических осмотрах и консультациях.

Стратегия решения целей и задач

Для достижения поставленных целей и решения задач клиники мной была создана автоворонка и разработан чат-бот на платформе BotHelp. 

Автоворонка для чат-бота «Орхидея»

Автоворонка интегрирована в чат-бота и представляет собой последовательность шагов, направленных на привлечение, вовлечение и конвертацию потенциальных клиенток в реальных пациенток.

Клиентка попадает в автоворонку:

1. Через рекламные объявления со ссылкой на чат-бота;
2. По ссылкам, размещённым клиникой во всех своих официальных группах в соцсетях;
3. По QR-кодам на листовках, баннерах, визитках, ведущих в чат-бота. 

Для успешного запуска автоворонки я рекомендовала настройку таргетированной рекламы VK, Telegram, Яндекс на целевую аудиторию. Настройкой рекламы занимался сторонний таргетолог. Я рекомендовала клинике предоставить поощрительный бонус за запись на приём к специалистам клиники через чат-бота. 

В итоге было утверждено предоставление 20% скидки на первичный приём у любого специалиста клиники при записи через чат-бот.  

Скачайте гайд «Как создать чат-бота в Telegram с 0. Пошаговая инструкция».

Чат-бот для клиники

Я разработала и подключила многошагового бота для Telegram и VK:

Написала текст, настроила приветственное сообщение и главное меню:

Создала отдельные цепочки сообщений для каждого раздела меню:

• о клинике;
• услуги;
• цены;
• расписание и т. д.

Главное меню:

Как выглядел раздел «О клинике» с информацией о клинике:

Как выглядел раздел «Наши врачи» с информацией о врачах (список врачей, Ф. И. О. врача, специализация, опыт работы) и функцией записи на приём.

Как выглядел раздел «Услуги и цены»:

Раздел «Акции и спецпредложения» с актуальными скидками и акциями:

Раздел «График врачей», где есть график работы каждого специалиста:

В разделе «Контакты» расположилась информация с номером телефона, адресом и графиком работы клиники.

При записи на приём пациентка выбирает в меню «Записаться на консультацию». На этом этапе приходит сообщение с согласием на передачу имени и номера телефона пациентки через чат-бота. 

После согласия предлагается заполнить:

1. поле с указанием Ф. И. О. врача, к которому нужна запись;
2. поле с указанием пожеланий к датам и времени визита в клинику;
3. поле с именем и номером телефона. 

Эта информация передаётся ответственному администратору клиники на электронную почту. Далее администратор связывается с клиенткой для подтверждения записи на приём к врачу.

Результаты

В процессе реализации данного проекта мне удалось достигнуть поставленных целей, разработать эффективную воронку и многошагового чат -бота на платформе BotHelp.

Увеличение количества записей на приём:

1. Рост числа записей на приём через чат-бота на 30% в первый месяц после запуска.
2. Общее увеличение количества записей на приём (включая телефонные звонки и онлайн-запись) на 15%.

Увеличение конверсии лидов:

1. Рост конверсии лидов в записи на приём на 20%.
2. Увеличение количества подписчиков на telegram-канал и в VK-группу клиники на 25%.
3. Повышение качества обслуживания за счёт круглосуточного, быстрого и удобного доступа к информации и записи на приём.
4. Позиционирование клиники как современной и технологичной.
5. Повышение узнаваемости клиники.

Оптимизация бизнес-процессов:

1. Автоматизация рутинных задач.
2. Снижение нагрузки и оптимизация работы администраторов:
   1. сокращение времени, затрачиваемого администраторами на телефонные звонки и ответы на часто задаваемые вопросы;
   2. быстрое и эффективное информирование клиентов о новостях, акциях и специальных предложениях через автоматические рассылки через BotHelp.

Автоматизация рутины позволила клинике улучшить сервис и привлечь больше пациенток. Чат-бот не заменил администраторов, но помог разгрузить их и сделать взаимодействие с клиникой удобнее.

Автор кейса: Анастасия Горбанёва — специалист по автоворонкам и чат-ботам.

‍